KI-Agenten, Automatisierung und Datenschutz für Kanzleien, Steuerberatung und Mittelstand
Agenten, die für Sie telefonieren.recherchieren.dokumentieren.nachfassen.vorbereiten.telefonieren.
Ich baue Voice-Agenten, Automatisierungen und Schnittstellen für kleine und mittlere Unternehmen. Als zertifizierter Datenschutzbeauftragter und Auditor verantworte ich zugleich DSGVO, Verschwiegenheitspflichten nach § 203 StGB und die Einordnung nach dem EU AI Act.
Kürten, Bergisch Gladbach und Köln, bundesweit remote
So klingt ein Voice-Agent, der einen Mandantenanruf annimmt.
Hören Sie darauf, wie der Agent aktiv darum bittet, keine vertraulichen Details am Telefon zu nennen. Diese Regel ist Teil der Konfiguration, nicht Zufall.
Wo stehen Sie?
Kanzlei, Steuerberatung, Heilberufe, rechtliche Betreuung
Sie unterliegen § 203 StGB und brauchen KI, die einer Prüfung standhält. Verpflichtungserklärung, Auftragsverarbeitungsvertrag und Dokumentation gehören bei Ihnen zum Angebot, nicht zur Kür.
Einstieg für Kanzleien und SteuerberatungHandwerk, Dienstleistung, Verwaltung, Vereine
Sie wollen Abläufe schneller machen, ohne sich rechtlich angreifbar zu machen. Ohne IT-Abteilung im Haus und ohne Projekt, das ein Jahr dauert.
Einstieg für kleine und mittlere UnternehmenWarum KI-Projekte scheitern
In den seltensten Fällen liegt es an der Technik.
Zwei Dienstleister, die aneinander vorbeireden
Die Technikseite baut ein Tool und stellt die Rechnung. Die Rechtsseite schreibt ein Gutachten, das zuverlässig das Risiko beschreibt, aber keinen funktionierenden Prozess liefert. Zwischen beiden sitzen Sie und vermitteln.
Ihr Team nutzt KI längst auf eigene Faust
Niemand hat es freigegeben und niemand schreibt mit. Bei Berufsgeheimnisträgern wird daraus spätestens bei der ersten Prüfung ein Thema, und zwar kein kleines.
Ich übernehme beide Seiten. Am Ende steht ein System, das läuft, und eine Dokumentation, die einer Prüfung standhält.
Leistungen: KI-Agenten, Automatisierung und Datenschutz
KI-Agenten für Kanzleien und Steuerberatung
Agenten übernehmen vollständige Arbeitsschritte: Anfragen qualifizieren, Dokumente erstellen, Daten abrufen, Fristen im Blick behalten. Im Cowork-Betrieb arbeitet Ihr Team mit den Agenten zusammen und behält die Entscheidung.
Anwendungsfälle ansehenVoice-Agenten für die Telefonannahme
Nimmt an, qualifiziert, vergibt Termine, übergibt an einen Menschen, sobald es komplex wird.
Mehr dazuVideo-KI für Schulung und Kommunikation
Erklärformate ohne Drehtag. Einmal aufgesetzt, danach in Minuten aktualisiert.
Automatisierung und Schnittstellen mit n8n
Handelsregister, Fachverfahren, CRM, KYC- und Identverfahren, Dokumentenerstellung, automatische Datenabrufe.
Mehr dazuKI-Workshops und Schulungen
Von der kleinen Runde bis zu mehreren hundert Teilnehmenden. Mit Unterlagen, Videos und dokumentierter Schulung.
Mehr dazuExterner Datenschutzbeauftragter und Audit
Bestellung als externer Datenschutzbeauftragter, Auditierung, Dokumentation. Verarbeitungsverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen, Verschwiegenheitspflichten nach § 203 StGB, Risikoeinordnung Ihrer KI-Anwendungen nach dem EU AI Act.
Leistungsumfang und PreiseArt. 38 Abs. 6 DSGVO verlangt, dass weitere Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten nicht zu einem Interessenkonflikt führen. Wer ein System selbst gebaut hat und es anschließend prüft, steht in diesem Konflikt.
Deshalb legen wir vor Projektstart fest, in welcher Rolle ich bei Ihnen arbeite. Die andere bleibt frei und kann von jemand anderem übernommen werden.
Was kostet Sie eine Stunde, die kein Agent übernimmt?
Drei Angaben, eine Rechnung. Keine geschätzte Ersparnis, nur die Kosten dessen, was heute noch von Hand läuft.
Das entspricht 390 Stunden reiner Bearbeitungszeit im Jahr, Woche für Woche derselbe Vorgang.
Beispielrechnung mit Ihren Werten, keine Prognose. Wie viel davon sich bei Ihnen automatisieren lässt, zeigt der KI-Check oder der Quickcheck.
Preise
Alle genannten Preise sind Endbeträge. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus, es kommen also keine 19 % obendrauf. Vor Projektbeginn bekommen Sie eine schriftliche Schätzung, keine offene Position.
KI- und AI-Act-Quickcheck
Ein halber Tag. Sie bekommen eine schriftliche Risikoeinordnung Ihrer KI-Anwendungen, eine priorisierte Maßnahmenliste und die Vorlage für Ihre Schulungsdokumentation.
Wird bei einer anschließenden Beauftragung angerechnet.
Beratung und Umsetzung
Im Tagessatz 1.300 bis 1.500 Euro. Analyse, Aufbau, Anbindung Ihrer Systeme, Dokumentation und Übergabe an Ihr Team.
Ab drei Tagen als Festpreis kalkulierbar.
Workshop oder KI-Kickoff
Inklusive Vorbereitung, Unterlagen, Aufzeichnung und einer Dokumentation, mit der Sie Ihre Schulung belegen können.
Großveranstaltungen auf Anfrage.
Externer Datenschutzbeauftragter
Für Betriebe bis 25 Beschäftigte. Bestellung, laufende Betreuung, Dokumentation, Ansprechpartner für Betroffenenanfragen und Aufsichtsbehörde.
Ab 26 Beschäftigten nach Aufwand. Mindestlaufzeit 12 Monate, danach 3 Monate zum Quartalsende. Bei Jahresvorauszahlung 10 % Rabatt.
Die Unterlagen, die Ihre Prüfung verlangt, liegen bereit.
Wenn Sie mich als mitwirkende Person einbinden, brauchen Sie mehr als ein Angebot. Diese Dokumente bekommen Sie vor Vertragsschluss, nicht danach.
Unterlagen im Gespräch anfordernAuftragsverarbeitungsvertrag
Nach Art. 28 DSGVO, als Muster vorab einsehbar.
Verpflichtung zur Verschwiegenheit
Nach § 203 Abs. 4 StGB, unterzeichnet vor Projektbeginn.
Unterauftragnehmer und Verarbeitungsorte
Vollständige Liste aller eingesetzten Dienste mit Serverstandort, damit Sie die Kette lückenlos dokumentieren können.
Referenzen aus Kanzlei, Steuerberatung und Mittelstand
Aus 5 bis 10 Minuten Handarbeit pro Anfrage wurden null.
Anfragen kommen dort aus vielen Richtungen: organische Suche, bezahlte Kampagnen, soziale Kanäle und E-Mail. Früher hat jede einzelne fünf bis zehn Minuten gebunden, bis sie erfasst, vorsortiert und beantwortet war.
Heute läuft der komplette Eingang automatisch in Salesforce, inklusive erster Vorauswahl und automatisierter Antwortmails. Mehrere tausend Anfragen pro Jahr, seit vier Jahren im Betrieb. Die Kanzlei beschäftigt rund 25 Mitarbeitende.
„Matthias stand uns von Anfang an kompetent zur Seite und hat für fast alles eine Lösung gefunden. Unsere größten Zeitfresser hat er zu großen Teilen wegdigitalisiert.“
Herr Kraus, KRAUS GHENDLER Anwaltskanzlei
Anfrage bis Mandatsende, durchgängig
Dokumentenerstellung, Mahnwesen sowie KYC- und Identverfahren, angebunden an das Handelsregister.
Sichere KI-Nutzung im Tagesgeschäft
Gerichtlich bestellte Betreuer arbeiten mit klaren Regeln, welche Daten wo verarbeitet werden dürfen.
Automatisierte Datenabrufe und Auswertung
Wiederkehrende Abrufe und Aufbereitung, die vorher jede Woche Stunden gekostet haben.
Ein Anruf, den niemand aus Ihrem Team annehmen musste.
Der Agent nimmt ab, erkennt das Anliegen, schlägt einen Termin vor und legt die Notiz in der Akte ab. Was dabei an Daten fließt, wird mitgeschrieben, damit Sie es später belegen können.
Matthias Grevelding Kiesche, Ihr Ansprechpartner
Ich baue diese Systeme seit über 25 Jahren. Eine große Rechtskanzlei habe ich komplett digitalisiert, mit Salesforce, Schnittstellen, Dokumentenerstellung und Flows. Heute arbeite ich in der Steuerberatung an KI-Anwendungen, automatisierten Datenabrufen und Prozessen, die vorher Stunden gekostet haben.
Die Zertifikate kamen dazu, als die Fragen nicht mehr technisch waren: Dürfen wir das, wie dokumentieren wir es, und was passiert bei einer Prüfung? Wer beide Seiten beantworten kann, muss nicht zwischen zwei Dienstleistern vermitteln.
So läuft die Zusammenarbeit
Termin wählen, 30 Minuten
Sie buchen direkt im Kalender. Sie erzählen, wo es hakt, ich sage Ihnen, ob KI hilft oder ob dahinter ein Prozessproblem steckt. Kostenlos.
Quickcheck und Plan
Ein halber Tag, schriftliches Ergebnis. Risikoeinordnung, priorisierte Maßnahmen, Aufwandsschätzung. Bei Beauftragung wird der Betrag angerechnet.
Umsetzung und Übergabe
Ich baue, dokumentiere und schule Ihr Team, bis Sie das System selbst betreiben können. Was ich gebaut habe, prüfe ich nicht als Ihr Datenschutzbeauftragter.
KI und Berufsrecht: die zwei Fragen, die wirklich zählen
Was verlangt Art. 4 EU AI Act von Ihrem Unternehmen?
Art. 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen seit dem 2. Februar 2025, für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz beim eigenen Personal und bei allen zu sorgen, die KI in ihrem Auftrag einsetzen. Eine bestimmte Schulungsform oder ein Zertifikat schreibt die Verordnung ausdrücklich nicht vor, und ein eigener Bußgeldtatbestand ist an Art. 4 nicht geknüpft. Nachweisen können sollten Sie die Schulung trotzdem.
Vollständige Einordnung lesenDürfen Kanzleien ChatGPT trotz § 203 StGB nutzen?
Nicht ungeprüft. Sonstige mitwirkende Personen dürfen nach § 203 Abs. 3 StGB nur einbezogen werden, soweit das erforderlich ist und sie zur Geheimhaltung verpflichtet wurden. Für die Anwaltschaft konkretisiert § 43e BRAO die Anforderungen an solche Dienstleister, für die Steuerberatung § 62a StBerG. Lösbar ist das meistens, über Modellwahl, Verarbeitungsort, Verträge und klare Regeln dazu, wer was eingeben darf.
Vollständige Einordnung lesenHäufige Fragen zu KI-Beratung und Datenschutz
Ich arbeite allein, deshalb ist die Frage berechtigt. Alle Zugänge und Konten laufen auf Sie, nicht auf mich, und ich dokumentiere so, dass ein Dritter das System übernehmen kann, ohne mich zu fragen. Wie eine Übergabe im Ernstfall konkret abläuft, halten wir bei längeren Projekten vor Vertragsschluss fest.
In kleinen Teams kostet jeder manuelle Schritt anteilig am meisten, und es gibt niemanden, der ihn nebenbei wegautomatisiert. Die deutlichsten Effekte sehe ich bei fünf bis fünfzig Mitarbeitenden, also dort, wo Abläufe eingespielt sind, aber nie bewusst gebaut wurden.
Nicht zwingend, aber Sie müssen belegen können, wo sie verarbeitet werden. Für sensible Bereiche wähle ich EU-Verarbeitung oder lokal betriebene Modelle, für unkritische Aufgaben reicht oft ein vertraglich sauber geregelter Anbieter. Die Entscheidung fällt pro Anwendungsfall, nicht pauschal.
Der Quickcheck ist ein halber Tag. Die erste produktive Automatisierung steht typischerweise nach zwei bis sechs Wochen, abhängig davon, wie viele Systeme angebunden werden müssen. Eine komplette Mandatsstrecke zieht sich über mehrere Monate.
Für dasselbe System nicht. Art. 38 Abs. 6 DSGVO verlangt, dass weitere Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten nicht zu einem Interessenkonflikt führen, und das Prüfen des selbst Gebauten ist genau das. Wir legen vor Projektstart fest, in welcher Rolle ich bei Ihnen arbeite, und die andere bleibt frei.
Ich bin zertifizierter Datenschutzbeauftragter und Auditor, kein Rechtsanwalt. Ich setze Datenschutz- und AI-Act-Anforderungen technisch und organisatorisch um und dokumentiere sie. Wo eine Rechtsdienstleistung im Sinne des RDG nötig wird, gehört sie in anwaltliche Hände. Bei Kanzleimandaten sitzt diese Kompetenz ohnehin bei Ihnen im Haus.
Erzählen Sie mir, wo es hakt.
Dreißig Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch. Wenn KI Ihr Problem nicht löst, sage ich Ihnen das im ersten Termin.
Bergisch Gladbach, Köln und bundesweit remote
Direkt einen Termin wählen
30 MINSie sehen Ihre Zeitzone und buchen in zwei Klicks, ohne auf eine Antwort zu warten.